BAB VI

OTOMATISASI KANTOR

·         Dalam perkantoran Otomatisasi adalah suatu sistem perkantoran yang secara formal dan informal yang berhubungan dengan media komunikasi antar individu dalam perusahaan atau luar perusahaan . Dengan adanya otomatisasi ini sangat membantu antar individu dalam hal berkomunikasi .

Keterangan Gambar

1)       Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi.

2)      Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer

3)       Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan.

4)       Model ini juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio

v  Otomatisasi perkantoran mempunyai beberapa tujuan yaitu :Penggabungan penerapan tekonologi,Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor,meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan,pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah,cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.

Personal PC Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna). . Elemen-elemen tersebut adalah :

1.   Hardware (perangkat keras)Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Software (Perangkat Lunak)

2.    Software ( perangkat lunak ) Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware.   

3.    Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user) .Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer.

ü  Email adalah suatu media untuk berkomunikasi dengan antar invidu seperti surat menyurat tetapi elektronik . Dengan adanya email dapat mempermudah dalam mengiris sesuatu seperti tugs , hal hal penting lainnya dan mempercepat proses pekerjaan dalam perkantoran .

ü  Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

ü  Macam macam aplikasi Otomatisasi perkantoran : Word processing , electronic mail , voice mail , electronic calendaring , audio conferencing video conferencing, computer conferencingfacsimile transmission, video text,image storage and retrieval , desktop publishing .

ü  Manfaat dari otomatisasi sendiri yaitu : Otomatisasi perkantoran merupakan hubungan dari berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran :

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

Referensi :

Alimatussaumi, Maghfira. 2012. Perkembangan IT Terbaru. (http://meghfira-alimatus.blogspot.com/2012/05/perkembangan-it-terbaru.html, diakses 24 Maret 2015)

Bhavati, Anugerah. 2014. Pengertian Otomatisasi Perkantoran.

(http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

Tasha, Diana. 2014. Otomatisasi Perkantoran. (http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html, diakses 22 Maret 2015)

BAB V

ALAT ALAT KOMUNIKASI

§  Sebelum kita membahas bab ini , kita harus mengetahui seberapa pentingnya alat komunikasi bagi manusia . Dengan adanya alat alat komunikasi manusia dapat berinteraksi antar individu , dengan itu manusia dapat saling bekerjasama dalam hal apapun tentunya hal yang positif . Ada beberapa alat komunikasi yang harus kita ketahui :

§  Alat alat komunikasi zaman dahulu yaitu suatu alat komunikasi yang belum seberapa canggih dan populer seperti :

§                                                                                             TELEPHONE KALENG                                    

Telephone kaleng ini dulu sangat berguna bagi manusia dengan adanya alat ini mereka dapat berkomunikasi meskipun tidak dngan jarak jauh hanya 5 sampai 10 meter

§                                                                                                                                                  SURAT

 Media ini dulu sangatlah berguna bagi mereka yang berkepentingan dengan orang lain yang berada jauh disana , meskipun cara pengirimannya membutuhkan waktu yang lumayan lama tapi dengan alat komunikasi ini sudah sangaat berguna .

§                                                           TELEGRAF

Telegraf merupakan sebuat mesin/alat yg menggunakan teknologi telegrafi untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh , alat tersebut walau caranya menggunakan listrik tetapi alat ini masih tergolog alat komunikasi tradisonal .

Daribeberapa contoh alat komunikasi zaman dahulu , seiring berkembangan zaman maka alat komunikasi itu sudah semakin canggih , inilah beberapa contoh lat komukasi zaman modern yng saat ini digunakan :

Alat alat komunikasi zaman modern :

§                                                                                                                                                 FAKSMILE

Facsimile juga disebut telecopier atau fotocopy jarak jauh . Yaitu mesin atau pesawat yang dipergunakan untuk mengirimkan dan menerima salinan dari informasi yang berupa gambar , foto , atau dokumen secara langsung . Yang bertenaga listrik dengan cara kerja komponen mesin elektronik untuk mengirimkan salinan, dengan ciri ciri dilengkapi dengan pesawat telephone karena karena proses pengirimannya melalui piringan telephone

§                                                                                                                          

                                                       TELEPHONE

Telepon pun ditemukan pada sekitar tahun 1876 oleh Alexander Graham Bell,jaringan telepon pertama ini menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok (Batavia). Selanjutnya jaringan telephon dibuat di kota-kota besar lainnya. Tahun 1906. Dengan adanya telephone dapat mempermudah antar individu dalam memperoleh informasi dengan cepat .  

                                                                        TELEPON

Alat ini sangatlah dibutuhkan semua orang , karena dengan alat ini mempermudah dalam berkomunikasi antar jarak jauh dan dengan siapapun . Banyak model handphone dari yang fitur biasa hingga canggih . Beberapa contoh merk : nokia , sony erricson , Samsung , Motorola , evercrross , Lenovo dll . Handphone bentuknya praktis mudah dibawa kemana mana tanpa alat ini manusia bakal kesusahan dalam berkomunikasi .Dulu model handphone sangatlah jadul tetapi sekarang sudah banyak type yang canggih fiturnya pun lengkap kita dapat menghubungkan dengan social media seperti whatshap , wechat , line , bbm , facebook , twitter dll . Jarang sekali orang tidak mempunyai handphone karena pasti mereka bakalan ketinggalan informasi. Masalah yang sering dihadapi oleh zaman sekarang ini adalah maraknya kesalaha dalam menggunakan teknologi yang digunakan sebagai kejahatan dengan sesamanya banyak sekali penipuan yang akhirnya merugikan oranglain .Bukan digunakan sebaiknya malah sebaliknya . Tetapi masih banyak orang yang menggunakan teknologi dengan baik dan benar . Keuntungan dengan adanya teknologi yaitu mempermudah dalam memperoleh berbagai informasi yang sulit terdeteksi . Dengan adanya alat alat komunikasi manusia tertolong dan lebih cepat memperoleh informasi yang akurat dan tepat . Dan pekerjaan akan cepat terselesaikan dengan tepat waktu .

                                                                                                                                              INTERNET

Dengan adanya hubungan internet ini membuat manusia memperoleh informasi dari berbagai channel manapun , banyak keuntungan dari internet untuk mengetahui berbagai hal yang belum kita ketahui diluar sana .seperti mengakses berita , tips , atikel , video dll . Internet telah merevolusi gaya hidup orang dalam berkomunikasi , apalagi sekrang zamannya social media dimana orang bisa dengan cepat mencari dan berkomunikasi dengan teman lama .

                                                                

REFERENSI  :

Hartika, Wiwi. 2011. Kelebihan dan Kekurangan Videoconference. (http://up-wiwi-9b.blogspot.com/2011/02/kelebihan-dan-kekurangan-video.html, diakses 22 Maret)

Marsiya, Nita. 2010. Materi Menggunakan Peralatan Kantor. (http://nitamarsiyablog.blogspot.com/p/materi-menggunakan-peralatan-kantor.html, diakses 21 Maret 2015)

Kartasura. Peralatan dan Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. (https://smpnduakartasura.wordpress.com/kelas-vii/materi/peralatan-dan-pengembangan-teknologi-informasi-dan-komunikasi/, diakses 20 Maret 2015)

Bagis, Laila Al-izza. Media Komunikasi Modern serta Kelebihan. (http://lailabagis.blogspot.com/2013/07/media-komunikasi-modern-serta-kelebihan_28.html, diakses 22 Maret 2015)

                                                               BAB IV

MESIN KANTOR ELEKTRONIK

MESIN KETIK ELEKTRONIK

Mesin ini dioperasikan dengan elektronis yaitu battery atau AC adaptor . Dalam jenisnya dibedakan menjadi mesin tik memori dan mesin tik bukan memori . Mesin tik memory merupakan mesin yang dilengkapi dengan kunci memory sedangkan mesin tik bukan memory tidak dapat merkam data atau keterangan . Perbedaan antara mesin ketik Elektro-mekanis dan mesin ketik Elektronis adalah bahwa mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis.Komponen pada mesin ketik yaitu pita mesin ketik , kertas sinambung , mempunyai memory. Mesin ketik dapat dihubungkan dengan komputer mikro sehingga berfungsi sebagai pencetak (printer) atau terminal masukkan (input terminal).  

Cara kerja mesin ketik yaitu masukkan stop kontak ke aliran listrik , nyalakan mesin dengan tombol on/off switch , lalu buka penutup gandaran , setelah mesin menyala masukkan selembar kertas lalu atur pasak kiri kanan lalu mengetik , setelah selesai mengetik keluarkan kertas dengan pembebas gandaran . Mesin ini juga harus dirawat dengan dimasukkan kedalam wadah , hindarkan dari cipratan air , bersihkan debu-debu yang ada disela sela mesin .

ü  MESIN HITUNG ELEKTRONIK

Mesin ini sebenarnya sama dengan mesin ketik listrik dan manual sama sama beroperasi mnghiung penjumlahan , penguangan , perkalian , pembagian serta melakukan perhitungan khusus . Mesin ini juga mempunyai beberapa cirri-ciri yaitu tenaga penggeraknya berupa battery , komponen cara kerja mesinnya elekronik , hasil perhitungannya cepat dan mudah , bentuknya sesuai dan mudah dibawa kemana mana . Adapun beberapa jenisnya yaitu

a)    Berdasarkan tenaga penggeraknya yaitu solar powered calculator

b)    Berdasarkan bentuk dan ukurannya yaitu card carculator dan wallet calculator

c)    Berdasarkan penggunaannya yaitu  financial calculator

d)    Berdasarkan penampil hasilnya yaitu printing calculator

ü  CASH REGISTER (MESIN KASIR)

 

Mesin ini merupakan peralatan mekanis (elektronik) untuk menghtitung atau mencetak suatu data atau transaksi yang sedang diproses dalam transaksi penjualan dan pembelian . Dengan adanya mesin cash register dapat mempermudah suatu pekerjan kasir dan mempercepat proses transaksi antara penjual dan pembeli . 

Jenis-jenis cash register antara lain :

1.   Berdasarkan sistem operasinya :

a.  Cash register terdiri sendiri (stand alone).

b.  Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya.

c.  Cash register satu kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (local area network).

2.    Berdasarkan banyaknya departemen.

a.  Cash register kecil (1-8 depertemen)

b.  Cash regsiter sedang (10-20 departemen)

c.  Cash register besar (lebih dari 20 departemen)

3.    Berdasarkan banyaknya kasir (operator)

a.  Cash register untuk 1 kasir

b.  Cash register untuk 4 kasir

c.  Cash register untuk 8 kasir

Cara kerja mesin cash register :

1.   Nyalakan mesin cash register.

2.  Lalu masukan kode karyawan kasir atau masukkan kunci kasir putar ke arah REG.

3.   Setelah itu masukan jumlah barang dan kode barang yang akan dibeli lalu tekan tombol TM/ST

4.  Setelah selesai tekan tombol TL/NS untuk mencetak struk harga dan untuk membuka  brankas uang yang ada pada bawah mesin.

Cara merawat cash register yaitu jangan menekan tombol dengan keras , jangan menyimpan alat dimana mesin terkena cahaya matahari langsung, temperature tinggi, kelembaban tinggi, debu atau gas.

Jadi mesin mesin kantor elektronik ini sebenarnya sama cara beroperasinya dengan mesin kantor listrik hanya saja tenaga penggerak atau komponennya yang ada beberapa perbedaan .

Referensi     :

Politma, Rose. 2014. Alat Kesekretariatan(http://rosepolitama.blogspot.com/2014/04/alat-kesekretariatan.html, diakses 7 Maret 2015)

Admin. 2013. Pengertian Cash Register(http://scsoftwarekasir.blogspot. com/2013/03/pengertian-cash-register-mesin-kasir.html, diakses 6 Maret 2015)

Edwar, Muhammad. 2010. Teknologi Perkantoran. Surabaya: Unesa University Press

Bunny. Bugs. 2010. Mesin Tik(http://dunialooneytones.blogspot.com/2010_06_01_archive.html, diakses 6 maret 2015)

BAB III

MESIN KANTOR LISTRIK

Ø  MESIN KETIK LISTRIK

Mesin ketik ini sebenarnya hamper sama dengan mesin ketik manual bedanya pda mesin ketik listrik ini memakai tenaga listrik dan cara pengerjaannya lebih cepat dan hasilnya lebih bagus . Adanya tombol salar (on-off switch) . Diantaranya adanya tuts untuk mengembalikan gandaran (return keys) dan ada tuts khusus untuk menaikkan kertas ke atas. Jenis-jenis mesin tik listrik ini dikeluarkan oleh Royal, Olympia,Olivetti dan lain-lain.

Bagian-bagian mesin ketik listrik sistem batang huruf :

Kereta cetak, Penyangga kertas , Tombol pembebas kertas, Layar baca, Knop gandaran, Tombol ON/OFF, Tombol pembebas kait, Skala pengetikan, Papan tuts, Penutup mesin .

Ada 2 macam mesin ketik :

-          1.1 Mesin ketik litrik sistem batang huruf yang alat pencetaknya sama seperti pada mesin ketik manual yaitu seperti balok huruf . Setiap tuts dirangkaikan dengan satu batang balok huruf . Jika tuts ditekan maka balok huruf akan menekan pita hingga pada kertas akan tampak bekasnya seagai hasil ketikan dan akan menggerakkan gandaran kekiri satu spasi .

-          1.2 Mesin ketik listrik sistem boa huruf yang alat pencetaknya berbentuk bola setiap huruf , angka dan tanda baca lainnya terletak pada permukaan bola huruf . Jika tuts ditekn maka bola huruf akan berputar sambil memukul pita mesin . Pada setiap bola huruf terdapat satu tipe huruf dan hurufnya tidak diletakkan pada batang yang memantul tetapi pada bola huruf .

Cara kerja mesin ketik listrik :

1.        Masukan stop kontak pada aliran listrik.

2.        Nyalakan mesin dengan menggunakkan tombol on-off switch, disamping kanan mesin

3.        Lalu buka penutup gandaran

4.        Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan atur pasak kanan dan kiri lalu kita bisa mulai mengetik,

5.        Setelah selesai mengetik keluarkan kertas dengan menekan pembebas gandaran.

Ø  MESIN JUMLAH LISTRIK

 

Adalah mesin menghitung yang membantu pekerjaan manusia dalam penjumlahan , pengurangan , perkalian , pembagian . Bedanya dari mesin jumlah sebelumnya mesin ini digerakkan dengan tenaga listrik . Adapun cirri-ciri mesin jumlah listrik yaitu komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis , kertas yang digunakan kertas hitung dengan ukuran 6,8cm , tanpa tombol on-off, Indicator berfungsi untuk menunjukkan banyaknya digit dan sisa pengurangan, tombol memori, pencetek subtotal dan total otomatis, tombol khusus yang berfungsi untuk perkalian berantai dan perkalian dengan bilangan negatif.Mesin jumlah listrik ini mempunyai kerangka yaitu Kabel listrik dan steker , Penutup mesin, Monitor / display

Dan mempunyai bagian bagian papan kunci seperti kunci angka , kunci total , kunci subtotal , kunci kurang , tambah , kali , bagi , kunci pengulang , kunci penghapus , kunci pemundur , kunci tanda , kunci tidak mencetak .

Ø  MESIN STENSIL LISTRIK

 

Mesin ini mempunyai fungsi menggandakan warkat dengan sheet stensil . Yang tenaga penggeraknya berupa tenaga listrik . Mesin ini mempunyai kerangka mesin yaitu penutup atas (top cover), menutup sheet stencil sesudah dipasang, tempat tinta (ink room), dilengakapi dengan tube tinta yang letaknya melintang untuk meletakkantinta.,tombolon-off 

(on-off swich),menghidupkan dan mematika mesin,rol penarik kertas,engkol (handle), Pengatur posisi cetakan (copy position). Mengatur tinggi rendahnya hasil cetakan.

Mesin stensil listrik mempunyai kelebihan yaitu pnggandaan dapat menggunakan kertas double folio/kuarto, dilengkapi dengan lamu lampu penunjuk operator hingga memudahkan dalam pengoperasiannya , panel board yang menyatu hingga memudahkan operator , sheet stensil bekas pakai secara otomatis akan masuk kedalam , memasang dan melepaskan sheet dtensil secara otomatis sehinnga tangan operator tidak kotor.

Ø  MESIN PENGHANCUR KERTAS ( PAPER SHREDDER)

Dari nama mesinnya tentu mesin ini digunakan untuk menghancurkan kertas dengan menggunakan tenaga listrik . Yang mempunyai cirri cirri seperti komponen dan cara kerja mesinnya mekanis , bentuk potongan kertas memanjang dengan lebar ,2 cm , kemampuan maksimal pemotongan 7 lembar , memiliki pisau pemotong yang terdir 2 pisau berbentuk silinder dengan gigi pisai sebanyak 102 .

Cara menggunakan :Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong, Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

Cara Pemeliharaan Mesin Penghancur kertas :Seluruh permukaan pada mesin dibersihkan dengan kain yang halus supaya terhindar dari debu, tempatkan mesin tersebut di tempat yang kering supaya terhindar dari erosi,jangan menghancurkan kertas yang dalam keadaan basah karena dapat membuat mata pisau menjadi erosi , jangan letakkan mesin dekat dengan magnet karena magnet dapat mengganggu kerja mesin.

Ø  MESIN PEMBUKA SURAT

 Dari namanya sudah dapat  diketahui bahwa mesin ini digunakan untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampulnya . Yang tenaga penggeraknya dengan listrik dan komponen mesinnya mekanis .

Komponen –komponen yaitu lubang pemotong yang digunakan untuk memasukkan bagian pinggir sampul , roda pemotong yang digunakan untuk memasukkan bagian pinggr sampul surat , kait penggerak yang digunakan menggerakkan roda pemotong , kerangka mesin yang digunakan untuk meletakkan komponen mesin dan batu baterai Mesin pembuka surat ini juga mudah dalam mengoperasikkannya anda hanya menaruh menaruh tumpukan surat di atas baki yang telah tersedia dan kemudian mesin akan secara otomatis menyortir surat surat tersebut sesuai dengan ukuran dan beratnya,dan setelah itu mesin akan bekerja memotong bagian pinggir sampul dari surat-surat tersebut yang hanya memakan waktu beberapa menit saja ini memudahkan anda dan menghemat waktu anda dalam mengerjakan pekerjaan anda .

REFERENSI

Edwar, Muhammad. 2010. Teknologi Perkantoran. Surabaya: Unesa University Press

Nurhasnia, Audyna. 2014. Mesin Pengganda, (online), (http://dinaentertainment.blogspot.com/2014/09/mesin-pengganda_27.html, diakses 28 Februari 2015)

Rahmawati, Mardiah. 2014. Mesin Pembuka Surat, (online), (http://mardiahposts.blogspot.com/2014/12/mesin-pembuka-kertas.html, diakses 26 Februari 2015)