LANGKAH – LANGKAH MENGOLAH QUERY

Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari database dimana mengambil dari table-tabel yang ada di database, namun tabel tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan.

Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu yang akan muncul dalam tabel. Secara fisik, query berupa tabel, Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel yang telah ada.

Langkah- langkah yang terpenting dalam mengolah Query yaitu :

1.      Membuka Microsoft Office Access

2.  Setelah muncul kemudian Klik Blank Database , lalu ganti File name Database dengan yang Anda inginkan . Semisal disini saya memakai nama “Elektronik”

 

   3. Kemudian ganti nama Table dengan “Elektronik” , kemudian Save As

   4. Setelah itu barulah klik Design View , maka akan muncul seperti ini . Disini saya memasukkan data pada Field name yaitu KODE , NAMA BARANG , MERK , HARGA 

   5. Lalu isikan data sesuai yang Anda inginkan dengan manual . Disini saya mengisi dengan berikut 

6. Lalu Tambahkan Table baru dengan klik Create lalu pilih Table , kemudian ganti nama sesuai yang diinginkan . Contohnya disini memakai “PENJUALAN” 

1   7 Setelah data Query sudah dibuat , kemudian barulah langkah – langkah mengolah query dengan rumus-rumus yang sesuai dengan fungsinya masing-masing sesuai data yang diinginkan yaitu sebagai berikut :

    A. Menambah Field pada Query dengan Formula

      Menambah field baru pada Query dapat menggunakan formula matematika sederhana seperti penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*) dan pembagian (/). Formula matematika ini hanya dapat diaplikasikan pada field yang memiliki record bertipe Number dan Currency. Selain formula matematika, menambah field baru juga dapat menggunakan tanda "&" apabila ingin menggabungkan field dengan tipe data yang berbeda dalam satu field. Contoh:  Menambah field TOTAL dengan rumus matematika.

 Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

       1.  Bukalah jendela Query Expression Builder (QEB) seperti gambar di bawah ini.

2. Kemudian ketiklah rumus TOTAL : [BANYAK BARANG]*[HARGA]. Rumus ini memiliki arti bahwa       TOTAL adalah hasil perkalian dari BANYAK BARANG dengan HARGA.

3. Klik OK dan centang pada baris Show, kemudian klik Run. Maka Query akan memiliki tambahan       satu field bernama TOTAL.

1    4. Lalu dapat di buat pada field baru yaitu dengan nama Discount yang menggunakan rumus               sebagai berikut : TOTAL HARGA * 0.05

5. Klik OK dan centang pada baris Show, kemudia klik Run. Maka Query akan memiliki tambahan         satu field bernama TOTAL.

INGAT :
a) Ketika diklik Run namun field baru yang terbentuk memiliki record ######, perlebar kolom dengan menariknya ke arah kanan.

B . Fungsi Logika dengan Menggunakan Operator Relasi

       Fungsi logika memiliki peran menentukan pemecahan masalah yang keputusannya telah di atur melalui ekspresi logika dan diolah dengan operator relasi. Ekspresi logika jika disederhanakan dalam bentuk bahasa dapat berupa kalilmat  Jika ..., maka ... .

Fungsi logika memiliki beberapa operator relasi yang sering digunakan, antara lain.

   =    : Sama dengan

   <    : Lebih kecil

   >    : Lebih besar

   <=  : Lebih kecil atau sama dengan

   >=  : Lebih besar atau sama dengan

   <>  : Tidak sama dengan

Fungsi Logika dengan menggunakan Operator Relasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu Fungsi Logika IIF Tunggal dan Fungsi Logika IIF Majemuk.

1. Fungsi Logika IIF Tunggal

Fungsi Logika IIF Tunggal berfungsi untuk menyelesaikan satu ekspresi logika dengan beberapa keputusan. Bentuk umum fungsi logika IIF Tunggal adalah:

IIF(Ekspresi logika,Keputusan1,Keputusan2)

Artinya, jika Ekspresi logika dinyatakan benar maka Keputusan1 akan dilaksanakan sedangkan jika Ekpresi logika Salah maka Keputusan2 yang akan dilaksanakan.

Contoh Kasus: Pembeli akan mendapatkan Diskon 10% apabila Total pembelian lebih besar atau sama dengan Rp2000.000.  (Dalam ekspresi logika ini, otomatis pembeli yang total pembeliannya kurang dari Rp2.000.000 tidak akan mendapat diskon)

Dalam Ms. Access, rumusnya dapat dituliskan sebagai berikut:

DISKON : IIF([TOTAL]>=2000000,0.01,0)*TOTAL

Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

2. Fungsi logika IIF Majemuk merupakan gabungan dari Fungsi IIF Tunggal. Fungsi Logika IIF Majemuk digunakan pada beberapa Ekspresi logika dengan beberapa Keputusan. Bentuk umum dari Fungsi Logika IIF Majemuk adalah sebagai berikut. IIF(Ekspresi logika1,Keputusan1),IIF(Ekspresi logika2,Keputusan2),...,IIF(Ekspresi logika-n,Keputusan-xn,Keputusan-yn) Contoh Kasus: Pembeli akan mendapat Diskon Tambahan, 5% jika membayar dengan cara Tunai 3% jika dengan cara Kredit Dalam Ms. Access rumusnya dapat ditulis sebagai berikut: DISKON TAMBAHAN: IIf([CARA PEMBAYARAN]="Tunai",0.05,IIf([CARA PEMBAYARAN]="Kredit",0.03))*[TOTAL]  Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.  C.  Fungsi Logika dengan Menggunakan Operator Logika     Selain pengujian fungsi-fungsi logika dengan menggunakan operator relasi, operator logika juga dapat dimanfaatkan dalam menentukan pemechaan masalah atau keputusan. Operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang akan diuji. 1. Fungsi Logika And Fungsi Logika And merupakan Fungsi IIF yang memiliki sepasang pernyataan logika yang dihubungkan dengan kata "And". Ekspresi logika dikatakan memenuhi persyaratan benar apabila memenuhi kebenaran kedua ekspresi logika. Contoh Kasus: Pembeli yang membeli barang lebih banyak atau sama dengan 6 pcs dan membayar dengan cara Tunai maka akan mendapat bonus Voucher Garansi (Berdsarkan pernyataan ini, maka pembeli yang membeli barang kurang dari 6 pcs dan tidak dengan tunai maka tidak akan mendapat bonus) Dalam Ms. Access, rumusnya dapat dituliskan sebagai berikut BONUS: IIf([BANYAK BARANG]>=6 And [CARA PEMBAYARAN]="Tunai","Voucher Garansi","Tidak Ada Bonus") Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini. 2. Fungsi Logika Or Fungsi Logika Or merupakan Fungsi IIF yang memiliki sepasang pernyataan logika yang dihubungkan dengan kata "Or". Ekspresi logika dikatakan memenuhi persyaratan benar apabila dapat memenuhi kebenaran salah satu ekspresi logika. Contoh Kasus: Pembeli yang total pembayarannya lebih besar atau sama dengan Rp3.500.000 atau Mendapatkan bonus Voucher Garansi  akan Mendapatkan Kartu Member. (Berdasarkan pernyataan ini, pembeli yang total pembayarannya lebih besar atau sama dengan Rp3.500.000 meskipun tidak mendapatkan bonus voucher garansi akan mendapatkan kartu member. Begitu pula sebaliknya, pembeli yang mendapatkan bonus voucher garnsi akan mendapatkan kartu member meskipun total pembayarannya tidak lebih besar atau sama dengan Rp3.500.000)  TOTAL BAYAR: [TOTAL]-([DISKON]+[DISKON TAMBAHAN]) Akan muncul field TOTAL BAYAR yang akan digunakan dalam Fungsi Logika Or. Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini. - Masukkan Rumus Fungsi Logika Or sebagai berikut KARTU MEMBER: IIf([TOTAL BAYAR]>=3500000 Or [BONUS]="Voucher Garansi","Mendapat Kartu Member","Tidak Mendapat Kartu Member")  Setelah diklik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini. D. FUNGSI STRING         Fungsi String atau biasanya disebut Fungsi Karakter merupakan fungsi yang dapat digunakan untuk mengolah data yang berjenis karakter. Karakter dapat berupa huruf, angka, gabungan huruf dan angka maupun beberapa karakter khusus lainnya. Pada umumnya, Fungsi String digunakan untuk melengkapi fungsi lain seperti fungsi logika. Dalam penulisan formula yang berjenis teks, penulisannya harus diapit dengan "...". Fungsi String yang sering digunakan antara lain yaitu Fungsi Left, Mid dan Right. Sebelum mengaplikasikan Fungsi String, buatlah Query dengan nama FAKTUR berikut ini. 1. Fungsi Left Fungsi Left berguna untuk mengambil beberapa data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan. Bentuk umum Fungsi Left adalah, LEFT([Nama Field],Jumlah Karakter yang Diinginkan) 2. Fungsi Mid Funsgi Mid digunakan untuk mengambil beberapa data berjenis teks dari kedudukan tertentu sebanyak yang diinginkan. Bentuk umum Fungsi Mid adalah, MID([Nama Field],KedudukanMulaiKarakter,Jumlah Karakter yang Dinginkan) 3. Fungsi Right Fungsi Right berguna untuk mengambil beberapa data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan. Bentuk umum Fungsi Right adalah, RIGHT([Nama Field],Jumlah Karakter yang Diinginkan) Contoh kasus: Pengusaha Elektronik  ingin membuat NOMOR FAKTUR dengan ketentuan sebagai berikut;    - Digit ke 1 menggunakan NO (No Urut)    - Digit ke 2-4 menggunakan 3 karakter awal dari NAMA PEMBELI    - Digit ke 5-6 menggunakan karakter ke 4 dan 5 dari KODE    - Digit ke 7-9 menggunakan 3 karakter terakhir dari CARA PEMBAYARAN Langkah-langkah membuat NOMOR FAKTUR tersebut adalah, 1. Masukkan Field baru pada jendela QEB  milik Query FAKTUR dengan menggunakan Fungsi Left berikut  KODE 1: Left([NAMA PEMBELI],3) 2.  Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini. Pada Field KODE 1 akan berisi data 3 karakter awal field NAMA PEMBELI. 3. Masukkan lagi Field baru pada jendela QEB dengan Fungsi Mid berikut ini.     KODE 2: Mid([KODE],4,2) 4.  Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.  Pada Field KODE 2 akan berisi data karakter ke 4-5 (2 karakter) dari field KODE. 5.  Masukkan lagi Field baru pada jendela QEB dengan Fungsi Right berikut ini.   KODE 3: Right([CARA PEMBAYARAN],3)  6. Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.  Pada Field KODE 3 berisi data 3 (tiga) karakter terakhir field CARA PEMBAYARAN. 7. Kemudian, untuk membuat field NOMOR FAKTUR --gabungkan field NO, KODE 1, KODE 2, dan KODE 3, masukkan Formula berikut pada jendela QEB.  NOMOR FAKTUR: [NO] & ([KODE 1]+[KODE 2]+[KODE 3]) 8. Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.  Pada Field NOMOR FAKTUR akan berisi gabungan dari field NO, KODE 1, KODE 2 dan KODE 3. Ingat & berfungsi untuk menggabungkan dua field yang memiliki tipe data berbeda menjadi satu field. E.  KOMBINASI FUNGSI STRING DENGAN FUNGSI IIF Kombinasi Fungsi String (Left, Mid, Right) dengan Fungsi IIF dapat dicontohkan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Buatlah Query dengan nama PRODUK LAKU. Query ini hanya berisi satu buah Field yaitu KODE. 2. Tambahkan field-field baru dengan ketentuan sebagai berikut,     Field DETAIL PRODUK pada kolom ke dua dengan ketentuan data diambil dari 2 karakter        awal KODE, jika:    KODE = AR , maka Detail Merk =Accer    KODE = CN , maka Detail Merk =Cannon    KODE = MI, maka Detail Merk = Xiomi    KODE = SG, maka Detail Merk = Samsung    KODE = TO, maka Detail Merk = Toshiba    KODE = CN, maka Detail Merk = Cannon   Selain KODE tersebut di atas, maka Detail Merk = Toshiba         Field DETAIL BARANG pada kolom ke tiga dengan ketentuan data diambil dari karakter ke 4      dan 5 KODE, jika:    KODE = NT, maka Detail Barang = Notebook    KODE = CM, maka Detail Barang = Camera    KODE = HP, maka Detail Barang = Handphone   Selain kode tersebut di atas, maka Detail Barang = Laptop         Field IMPOR pada kolom ke empat dengan ketentuan data diambil dari 2 karakter terakhir     KODE, jika:    KODE = 01, maka Impor = Singapore    KODE = 02, maka Impor = India    KODE = 03, maka Impor = Hongkong    Selain KODE tersebut di atas, maka Impor = London 3. Ketiklah rumus-rumus berikut pada jendela QEB,     Pertama rumus untuk fjield DETAIL MERK, DETAIL MERK:     IIf(Left([KODE],2)="AR","Accer",IIf(Left([KODE],2)="CN","Cannon" ,IIf(Left([KODE],2)="MI","Xiomi",IIf(Left([KODE],2)="SG","Samsung",IIf(Left([KODE],2)= "TO","Toshiba",IIf(Left([KODE],2)="CN","Cannon","Toshiba"))))))

Kedua, rumus untuk field DETAIL BARANG,

DETAIL BARANG: IIf(Mid([KODE],4,2)="NT","Notebook",IIf(Mid([KODE],4,2)

="CM","Camera",IIf(Mid([KODE],4,2)="HP","Handphone","Laptop")))

Ketiga, rumus untuk field IMPOR,

IMPOR: IIf(Right([KODE],2)="01","Singapore",IIf(Right([KODE],2)="02","India",IIf(Right([KODE],2)="03","Hongkong","London")))

4. Klik OK, Show dicentang, dan Run, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.

Semoga postingan ini bermanfaat bagi pembacanya . Saya meminta maaf jika ada kekeliruan dalam mengolah data ini karena manusia tidak yang yang sempurna . Semoga dapat diterapkan pada dunia kewirausahaan dan dunia kerja . Senyum Semangat untuk kalian J

DAFTAR PUSTAKA

Anonim, 2015. Mengolah Query. (online) https://stmikdb.files.wordpress.com/2015/12/4-mengolah-query.pdf. Diakses pada 28 Mei 2016

Anonim, 2015. Membuat dan Mengatur Query. (online) http://lana.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/46170/4c-membuat-dan-mengatur-query.pdf. Diakses pada 28 Mei 2016